Ce que chaque directeur de projet doit savoir sur l'analyse d'affaires Par George Bridges

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Au regard de la montée de la profession d'analyste d'affaires, le domaine de la gestion des projets ne sera plus jamais celui d'autrefois ! Il y a seulement quelques années en arrière, l'analyste d'affaires était une profession pratiquement inconnue. De nos jours, de plus en plus d'organisations utilisent l'analyse d'affaires pour définir les exigences des nouveaux systèmes et produits ainsi que pour gérer le champ d'application de leurs produits. Les analystes d'affaires travaillent directement avec les directeurs et les équipes de projets. Et à  juste titre. Un bon analyste d'affaires peut alléger le lourd fardeau du directeur du projet et augmenter considérablement les chances de réussite d'un projet.

Par définition, le directeur d'un projet gère les trois contraintes de temps, de coût et d'application d'un projet. Le champ d'application d'un projet est, par définition, ce que le Project va produire. La définition du produit ou du service à  apporter au client est appelée la gestion du champ d'application du produit, et c'est exactement la tà¢che de l'analyste d'affaires. Avant l'implication d'un analyste d'affaires, le directeur de projet et les autres membres de l'équipe étaient responsables de la définition du produit et de la gestion de son application.

Examinons ce que ce nouvel analyste d'affaires est vraiment et comment il travaille en harmonie avec un directeur de projet pour gérer l'application d'un projet afin qu'il atteigne la réussite désirée.

L'analyse d'affaires et le rôle de l'analyste d'affaires
L'essor de la profession d'analyste d'affaires a été « officialisé » par la nouvelle organisation professionnelle International Institute for Business Analysis (IIBA). De façon similaire au PMI (Project Management Institute), l'IIBA a établi un bloc de connaissances appelé le BABOK (Business Analysis Body of Knowledge) qui a été rapidement accepté par l'industrie dans le monde entier.

Le BABOK fournit la base ou la structure (le framework) pour toute organisation afin d'établir des méthodologies qui permettent de gérer les exigences des projets approuvés selon les meilleures pratiques en vigueur dans l'industrie. Le BABOK consiste en six domaines de connaissances : l'analyse de l'entreprise, la planification et la gestion des conditions requises, la collecte des informations concernant les conditions requises (les exigences), l'analyse et la documentation des conditions requises, l'évaluation et la validation des solutions et les communications des conditions requises. Un analyste des affaires détient la responsabilité finale de l'élaboration et de l'intégration de ces zones de connaissances dans les projets. Pour simplifier, disons que l'analyste des affaires rassemble les exigences, les analyse, détermine les solutions, valide les solutions et facilite les communications entre les intervenants concernant les exigences et les solutions.

Un analyste d'affaires analyse les problèmes métier de l'organisation et propose des solutions qui répondent à  ses besoins en utilisant la technologie de l'information. Les fonctions les plus intéressantes de l'analyste d'affaires se situent probablement pendant les phases de planification et de gestion des conditions requises et la phase de communication de ces exigences. Le plan du produit, la définition des ressources nécessaires pour réaliser le travail, l'évaluation des risques et le processus de changements-gestion des exigences font partie intégrante de la phase de planification et de gestion des exigences. La phase de communication des conditions requises interagit avec les autres phases pendant toute la durée du projet par des activité comme l'interview des intervenants, la création de réunions de groupes, la création de sondages et la communication des résultats de l'analyse des conditions requises pour tenir au courant les intervenants. Ces deux phases couvrent tout le cycle de vie de chaque projet.

De plus, l'analyste d'affaires travaille dans deux domaines pendant toute la durée du projet. Le premier domaine implique la définition du problème et l'obtention d'un accord au sein de l'organisation sur l'objet du problème. Le second domaine implique la définition de la solution précise et l'obtention d'un accord sur cette solution de la part de tous les intervenants de l'organisation. Dans ces deux domaines, le travail est accompli par la collecte de renseignements auprès des intervenants et se poursuit au cours de tout le projet. En effet, les éclaircissements d'une idée peuvent conduire à  approfondir le problème et à  polir la solution proposée pour le résoudre.

Analyse de l'entreprise
L'analyste d'affaires doit être impliqué très tôt dans un projet, avant même l'affectation d'un chef de projet. Dans les stades pré-initiaux d'un projet (la phase de l'analyse de l'entreprise), l'analyste d'affaires définit et produit le dossier commercial qui constitue la justification financière et technique pour le projet.

Planification et gestion des conditions requises
Au cours de la phase de planification et de gestion des conditions requises, le plan soutenant tout le travail impliqué avec la gestion des conditions requises du produit est élaboré et généré. Ce plan des conditions requises constitue le plan du produit qui est différent du plan du projet. Le plan des conditions requises du produit devient un sous-ensemble du plan du projet et il est maintenu pendant toute la durée de vie du projet par l'analyste d'affaires.

Après le lancement du projet, l'analyste d'affaires continue de gérer les conditions requises, y compris le processus du changement/gestion de ces exigences. L'analyste d'affaires travaille de concert avec le directeur de projet pendant toute la durée du projet. L'analyste d'affaires devient un acteur d'une équipe de projet plus étendue mais la responsabilité du projet repose sur le directeur du projet.

Collecte des informations concernant les conditions requises
Le principal rôle de l'analyste d'affaires dans la phase de collecte des conditions requises consiste à  rassembler les exigences métier concernant les utilisateurs et la direction de l'organisation pour établir un document sur ces exigences. L'analyste d'affaires doit déterminer l'ensemble complet des conditions requises pour le produit ou le service à  livrer à  la fin du projet. Ceci exige que l'analyste d'affaires tire, extrait, comprend, clarifie, afin de documenter toutes les exigences des intervenants fondamentaux. L'outil de collecte des renseignements est basé sur des interviews, l'organisation et l'animation d'ateliers ainsi que l'analyse de documents. Ces fonctions sont planifiées et gérées sous la direction de l'analyste d'affaires.

Analyse et documentation des conditions requises
Après la collecte des conditions requises auprès des intervenants, l'analyste d'affaires doit analyser ces exigences pour s'assurer qu'elles sont exactes, complètes, sans ambiguà¯té et faisables. L'outil principal de l'analyste d'affaires au cours de cette étape est la modélisation du processus métier. Les modèles du processus métier aident l'analyste d'affaires à  clarifier et à  définir la voix du client, à  savoir les besoins et les exigences détaillés qui satisfont le client. Souvent, les modèles de cette analyse constituent la base de la documentation des conditions requises.

évaluation et validation de la solution
L'analyste d'affaires doit connaaître les possibilités de la technologie et fournir des options aux intervenants pour répondre à  leurs problèmes. Mais... une solution doit être non seulement identifiée mais également validée pour déterminer si elle répond aux exigences des utilisateurs. L'analyste d'affaires doit vérifier que la solution est faisable commercialement, techniquement et politiquement. En outre, l'analyste d'affaires doit créer un sens d'urgence concernant la solution afin que l'organisation puisse demeurer vigilante et répondre aux objectifs du projet.

Communication des conditions requises
La dernière fonction, et peut-être la plus importante, qui échoit à  l'analyste d'affaires est la communication. L'analyste d'affaires doit communiquer avec le personnel d'exploitation, le personnel technique, les décideurs au niveau de l'organisation et les commanditaires. La communication avec de tels groupes si divers doit être soigneusement planifiée et organisée. La façon dont l'analyste d'affaires communique avec chacun du groupe est différente en méthode, approche et technique. Par exemple, la communication est formelle avec la direction générale et en sessions de clôture de projet avec les intervenants. Toutefois, la collecte des données sur les conditions requises peut être effectuée de façon plus décontractée, par des communiqués moins formels, comme des messages par courrier électronique, des appels téléphoniques ou des réunions de petits groupes.

Conclusion L'analyse d'affaires est une nouvelle profession. La plupart des directeurs de projets ne se rendent même pas compte qu'un analyste d'affaires peut les soulager du lourd fardeau qu'est la gestion des conditions requises d'un produit. Toutefois, la croissance et le développement de la profession d'analyse d'affaires indiquent une révolution silencieuse est en marche et qu'elle se propage maintenant aux organisations du monde entier. Le champ d'application de l'analyse d'affaires s'étend rapidement et son impact positif se fait sentir sur les équipes des projets. C'est toute la réussite future des projets qui est en jeu. Chaque directeur de projet concernant des projets de taille moyennes à  grande doit considérer l'intégration d'un analyste d'affaires dans son équipe. De nos jours, l'analyste d'affaires est un acteur fondamental de chaque projet réussi.

© 2010 International Institute for Learning, Inc.
© Microsoft® Corporation

George Bridges (MS, PMP) est un formateur et un conseiller des programmes de certification de l'analyse des affaires et de la gestion des projets pour l'organisme IIL (International Institute for Learning). Les diverses fonctions qu'il a occupé dans le développement des systèmes et la recherche opérationnelle lui font bénéficier d'une expérience de plus de 30 ans dans l'analyse et le développement des systèmes d'affaires pour des grandes sociétés ainsi que dans la collecte et la production de l'analyse des conditions requises et l'évaluation et la validation des conditions des solutions pour les systèmes de fabrication, Internet et financiers dans l'industrie et le secteur à  but non lucratif.