La gestion de projet en fonction de la chaaîne critique : estimation et planification Par Greta Blash, PMP

Garder les projets ambitieux d'aujourd'hui sur les rails est probablement la tà¢che la plus difficile des chefs de projet. Compte tenu des restrictions continuelles et croissantes sur le plan des ressources, couplées au fait que de multiples projets requièrent des ressources très qualifiées, dont le coût est élevé, les contraintes de ressources représentent aujourd'hui l'un des risques les plus importants auxquels est exposé un plan de projet. Pour assurer le respect des délais impartis, les chefs de projet savent qu'ils doivent centrer leur attention sur le chemin critique des projets. Ils savent également que les ressources utilisées sur le chemin critique (chaaîne critique des ressources), surtout celles qui sont réparties sur plusieurs projets, doivent être gérées de manière proactive.

C'est précisément là  où le CCPM (Critical Chain Project Management, gestion de projet en fonction de la chaaîne critique) peut aider le chef de projet. Il l'aide à  planifier et gérer le plan d'un projet grà¢ce à  un processus d'optimisation unique, liant le chemin critique dépendant des tà¢ches à  la chaaîne critique, c'est-à -dire aux tà¢ches dépendantes des ressources, qui déterminent la date de fin du projet. La chaaîne critique définit explicitement une série de tà¢ches d'audit des ressources. Si la quantité de ressources est illimitée, le chemin critique et la chaaîne critique sont identiques.

Malheureusement, l'audit des ressources qui identifie la chaaîne critique repousse souvent la date de fin du projet. Pour respecter la date de fin initiale, prédéfinie, le nouveau plan doit être optimisé. L'optimisation de la chaaîne critique, tout comme celle du chemin critique, consiste à  analyser chaque tà¢che pour identifier les délais pouvant être raccourcis. L'optimisation de la chaaîne critique est toutefois également centrée sur les ressources du projet, équilibrant leur charge avec des dates de début flexibles et des permutations rapides entre les tà¢ches.

L'optimisation de la chaaîne critique tient compte du fait que la marge de sécurité totale intégrée à  chaque plan de projet peut s'avérer inutile et que toutes les tà¢ches, en théorie, peuvent être terminées plus tôt que prévu. N'oubliez pas cependant que, tant que des marges de sécurité existent dans les tà¢ches, la capacité à  réduire la durée globale d'un projet est restreinte. Ceci dit, si toutes les marges de sécurité sont supprimées et qu'une tà¢che critique se termine plus tard que prévu, la date de fin du projet est compromise.

Planification de tampons
La méthodologie CCPM place des marges de sécurité, ou tampons (en anglais : "buffers"), dans le plan du projet tout en optimisant chaque tà¢che pour qu'elle soit terminée le plus rapidement possible. Le chef de projet applique et contrôle quatre tampons spéciaux, prévus pour les cas où les risques liés aux ressources ont un impact majeur sur le projet :
Le tampon projet protège la date de fin du projet contre le risque de report en raison d'écarts se produisant le long de la chaaîne critique. Une partie de la durée de la marge de sécurité supprimée de chaque tà¢che est placée dans une tà¢che tampon. Le temps de chaque tà¢che associé aux incertitudes est ainsi transféré vers une tà¢che tampon globale. Le tampon projet est inséré entre la dernière tà¢che et la date de fin du projet. La chaaîne critique démarre au début du projet et se termine au début du tampon projet, pas à  la fin du projet. La durée du tampon projet augmente ou diminue en fonction du délai réel des tà¢ches.

Le tampon alimentation protège la chaaîne critique contre les dérapages découlant du retard de tà¢ches secondaires. Le chef de projet insère une durée aux points d'intersection du plan entre les entrées provenant des tà¢ches secondaires et les tà¢ches de la chaaîne critique. Le résultat est similaire à  celui d'une course de relais, dans laquelle la vitesse de la course peut généralement être maintenue par le chevauchement des coureurs au point de transfert.

Le tampon ressources est une alerte envoyée aux ressources stratégiques pour qu'elles s'assurent de terminer leur tà¢che actuelle à  temps en vue de la réalisation de la tà¢che de la chaaîne critique à  venir. Ainsi, le travail peut commencer sur la tà¢che suivante dès que la tà¢che précédente est terminée. Ce tampon peut être mis en place facilement et procure un avantage immédiat à  peu de frais, voire aucun.

Le tampon capacité place des ressources disponibles sous astreinte dans le budget pour éviter les retards découlant d'aléas.

Malheureusement, du fait qu'il ajoute un coût au budget, ce tampon est rarement appliqué : cette dépense va à  l'encontre des principes de maaîtrise des coûts de la plupart des entreprises. L'application du tampon capacité est évidemment plus logique dans un environnement où plusieurs projets sont menés en parallèle car le coût peut être réparti sur ces projets.

Le chef de projet gère ces tampons lors des phases de surveillance et de contrôle. En mettant à  jour régulièrement la durée de réalisation des tà¢ches et en surveillant de près la consommation et la réalimentation des tampons, il est en mesure de suivre la progression réelle du projet par rapport au plan initial. Il peut analyser efficacement l'état d'avancement réel du projet et prendre des mesures correctives sans perdre de vue les aspects les plus importants du projet.

Le processus de gestion de projet en fonction de la chaaîne critique
Les principales étapes du processus de gestion de projet en fonction de la chaaîne critique (CCPM) pour le développement et la maaîtrise d'un plan de projet sont les suivantes :

1. Revoir l'estimation de chaque tà¢che en la réduisant de 50 % ou en y appliquant une méthode d'estimation à  trois points.

2. Auditer les ressources du projet pour éliminer les conflits. à€ ce point, le chemin critique se transforme en chaaîne critique.

3. Regrouper une partie des gains obtenus à  la première étape dans un tampon projet et insérer ce tampon à  la fin du projet.

4. Insérer des tampons alimentation aux points d'intersection entre les chemins secondaires et la chaaîne critique. La subordination des chemins secondaires maintient le centrage sur la chaaîne critique.

5. Insérer des tampons ressources là  où ils sont nécessaires pour réduire le risque d'indisponibilité d'une ressource stratégique au moment où elle sera requise.

6. Insérer des tampons capacité là  où ils sont nécessaires.

7. Limiter ou éliminer le multità¢che.

8. Faire démarrer les tà¢ches sans prédécesseurs le plus tard possible.

9. Inciter les ressources à  terminer les tà¢ches le plus rapidement possible en soulignant l'importance des dates de début et du centrage sur la réalisation des tà¢ches au lieu d'insister sur les dates de retour.

10. Gérer les tampons pour la prise en charge des actions préventives et correctives.

Environnement multiprojet
Bien qu'ils soient souvent appliqués à  un environnement monoprojet, les principes du CCPM sont particulièrement utiles dans un environnement multiprojet. La ressource la plus chargée qui est partagée par plusieurs projets, ou ressource tambour (en anglais : "drum resource"), impacte la date d'échéance ou le plan des projets car chaque projet est contraint de progresser à  son rythme.
Par conséquent, la chaaîne critique et les chemins qui convergent vers elle peuvent résulter de dépendances de ressources externes au projet. Une visibilité sur les conflits de ressources externes au projet est donc indispensable pour avoir une vision claire et précise de l'environnement de gestion de projet à  l'échelle de l'entreprise.


Conclusion
Si votre entreprise est très interconnectée, mène un grand nombre de projets nécessitant quelques ressources stratégiques ou une ressource "tambour" et considère le délai comme l'élément le plus important de la triple contrainte, le CCPM complètera parfaitement vos outils de gestion de projet. Ceci dit, toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur orientation en matière de gestion de projet, ont intérêt à  intégrer à  leur méthodologie de gestion de projet actuelle les principes du CCPM applicables à  leur situation.
Le CCPM est certainement la nouvelle approche de planification de projet la plus importante de ces trente dernières années. Cette méthodologie peut être appliquée pour répondre aux contraintes des plans toujours plus ambitieux que doivent gérer les chefs de projet, tout en facilitant le maintien des niveaux de qualité et de productivité. Elle s'avère protéger efficacement les projets contre les dérapages inévitables.


Greta Blash (MA, PMP), instructrice senior d'International Institute for Learning, est une spécialiste de la gestion de projet, de la gestion de logiciels et de la mise en oeuvre de systèmes d'information. Ses domaines de prédilection : les installations et conversions de systèmes, la gestion de la relation client (CRM), les data warehouses et la business intelligence, ainsi que la gestion de données. Mme Blash développe des méthodologies personnalisées de gestion de cycle de vie et des cours sur la gestion de projet, l'analyse des besoins et la gestion des données. Elle participe en outre à  de nombreuses conférences dans le monde entier, où elle intervient sur ces sujets.